Un buen control de inventario responde tres preguntas en cualquier momento: cuánto tengo, cuánto vale y qué tengo que comprar. En Excel se puede lograr con cuatro piezas.
1. El catálogo de productos
Una fila por producto con clave (SKU), nombre, unidad, categoría, ubicación y su mínimo. Todo lo demás se busca a partir de la clave, así que no la repitas ni la cambies.
2. Entradas y salidas en tablas separadas
Cada compra, devolución o ajuste positivo va en Entradas con fecha, clave, cantidad y costo unitario. Cada venta, consumo interno o merma va en Salidas. Nunca sobrescribas la existencia a mano: se calcula.
Existencia = Inventario inicial + Σ Entradas − Σ Salidas
3. El costo promedio
Cada compra cambia el costo de lo que tienes. Con costo promedio, después de cada entrada el costo se recalcula con el valor total entre las piezas totales:
Nuevo costo = (Existencia × Costo anterior + Cantidad comprada × Costo de compra) ÷ Nueva existencia
Así sabes cuánto vale tu inventario y cuánto te costó realmente lo que vendiste, que es lo que necesitas para conocer tu utilidad.
4. El punto de reorden
Es la existencia en la que debes volver a pedir para no quedarte sin producto mientras llega el pedido:
Punto de reorden = Venta diaria promedio × Días que tarda el proveedor + Inventario de seguridad
Si vendes 8 piezas al día, el proveedor tarda 5 días y quieres 2 días de respaldo: 8 × 5 + 16 = 56 piezas. Cuando llegues a 56, pide. Con formato condicional, Excel puede pintar en rojo lo que ya está bajo su mínimo.
Errores que descuadran el inventario
- Capturar salidas sin la clave exacta (un espacio de más y el producto «no existe»).
- No registrar mermas, regalos o consumo interno.
- Editar la existencia a mano en lugar de registrar un ajuste.
- Mezclar unidades: comprar por caja y vender por pieza sin conversión.
